Gabriel Predescu despre industria hoteliera realitatile si tendintele curente

De cand profesez in turism am depasit lejer mia de evenimente organizate. Sunt absolut sigur de asta.Lejer peste 1000 de nunti, botezuri, reuniuni, petreceri, onomastici, conferinte, sesiuni etc. Asa a fost sa fie incat din prima zi in care am lucrat in turism, chiar daca postul era unul atipic, am fost implicat in organizarea evenimentelor. De la “bagh adu farfuriile suport si pune-le pe masa” pana la “cum spuneti dumneavoastra dle Predescu” am trecut prin toate. De la pus tacamuri, facut tacamuri, la covorul rosu trebuie mai in fata, meniul nu are toate culorile necesare si “cum zic eu asa trebuie facut ca beneficiarul ne-a dat mana libera”. Pe langa evenimentele “comandate” am facut si multe evenimente “din proprie initiativa” unde nu exista un beneficiar anume ci insasi unitatea e beneficiara gen 8 martie, 14 februarie, degustari de vinuri, de preparate, petreceri tematice.
Dupa atata timp si atatea evenimente ma bucura in continuare organizarea oricarui eveniment. Imi place sa ma implic, impreuna cu doctorul si maestrul sunt absolut convins ca putem face orice eveniment. Am ajuns oricum la stadiul in care nu mai e nevoie de implicarea mea directa decat in marketing, ofertare, contractare, ca in rest doctoru’ si maestru’ se ocupa de tot. Pentru ca avem incredere unul in altul si pentru ca stim ca toti dam ce avem mai bun indiferent de problemele intalnite.

In tot acest timp am avut contact cu sute de “agentii organizatoare”. Si doresc sa fac un mic clasament.
1) Am intalnit agentii super profi care stiu la fel de bine ca noi, care aveau in vedere fiecare element, detaliu. Care atunci cand vorbeau cu noi vorbeau de la egal la egal, isi dadeau acelasi interes ca noi ca evenimentul sa fie unul foarte reusit si ca nici noi, nici ei, dar mai ales beneficiarii sa nu avem nici o problema. Impreuna decidem “orarul - patternul”, aranjamentele, meniul, absolut tot. Beneficiarul detine absolut tot controlul dar e in permanenta consiliat atat de noi cat si agentia organizatoare. Increderea in ambele parti este egala. Evenimentul este unul extrem de reusit la sfarsitul caruia toti stam la un suc si ne felicitam reciproc. E cel mai frumos caz

2) Am intalnit agentii habarniste dar care sunt constiente de habarnismul lor. Isi dau seama ca organizatorii unitatii sunt superiori si accepta lucrul asta. Nu au idee despre ce si cum trebuie facut dar te asculta. Sustin cu tarie in fata beneficiarului orice idee propui ea habar neavand in definiv exact ce propui. Aranjamentele, orarul patternul, totul trebuie avut in vedere in cel mai mic detaliu si adus la cunostinta tuturor. Ei accepta si te ajuta. Pe parcursul evenimentului, stau “pe langa tine” invata, te intreaba, te ajuta daca le ceri. Evenimentul este iarasi unul extrem de reusit, la final stam toti la un suc unde ei ne multumesc de ajutor si ne mai pun unele intrebari. E un caz frumos. Te intrebi totusi de ce acei beneficiari au mai platit pentru o astfel de agentie. Cu timpul devin agentii cu experienta si ajung in primul caz.

3) Am intalnit agentii habarniste dar care nici nu sunt constiente de habarnismul lor. E cel mai grav. E grav. Sun ingamfate, cu nasul pe sus. Nu au decat o idee de ansamblu de ce inseamna un eveniment, nu vad nici un detaliu, nu ii intereseaza de nimic in afara de ceea ce au ei de facut. “La ce ora sa venim sa punem aranjamentele florale pe masa?!” “Intre 9 si 12″ “Oooo pai noi venim la 13…ca nu putem mai devreme” “Daca nu puteti, nu puteti, o sa fie ok si la 13 dar va rugam sa nu atingeti nimic de pe masa; pahare, tacamuri” “Nu ne spuneti dumneavoastra cum sa ne facem noi treaba!” si asa ca stai dupa ei si ii pazesti sa nu atinga nimic. O astfel de agentie mi-a adus candva ceva aranjamente pe masa cu ghiveci cu pamant…sa pic jos cand am vazut. Ii imbarliga pe beneficiari ca ei sunt cei mai tari si unitatea nu stie nimic. Le baga pe gat tot felul de prostii. Numai ei au dreptate. Cel mai rau e cand se baga in serviciile tale. Ei bat in cuie orarul si iti trebuie o gramada de timp sa incerci sa-i lamuresti ca nu e bine!Foarte greu accepta sau nu accepta de loc. Ei stabilesc tot. Nu ar fi nici o problema daca ar face totul asa cum trebuie dar sunt habarnisti. Am identificat 2 solutii: a) le impui clar sa nu interfereze cu serviciile tale, de obicei trebuie sa te certi putin, stabilesti toate detaliile in cel mai mic amanunt, le aduci la cunostinta, explici beneficiarului ce responsabilitati are fiecare parte, pentru ce si cum raspunde fiecare; evenimentul e unul reusit dar te chinui si faci eforturi mari ca totul sa iasa bine. La final nu stai nici la suc si nici la discutii. Depinde de capacitatea fiecarui sa-i explice apoi beneficiarului eforturile depuse. b) stabilesti in cel mai mic amanunt toate detaliile (pana si aranjamentul preparatelor in farfurie), ii lasi sa iti organizeze inclusiv serviciile, sectoare, tot. Ii aduci la cunostinta beneficiarului ca tu nu ai nici o responsabilitate in afara de calitatea preparatelor. Beneficiarul e de obicei putin uimit dar la insistentele agentiei care isi asuma de nu se poate e de acord. Acum e cel mai greu. Tu stii absolut tot ce nu e in regula, detalii etc. Pana la un moment e un fiasco. Agentia se agita, isi da seama ca a gresit, cauta tot felul de solutii si la un moment dat cedeaza si iti da mana libera. Avand in vedere ca stiai ce si cum esti pregatit. Si totul intra in normal. La finalul evenimentului, incearca sa arunce vina pe tine pentru aspectele negative — prea tarziu; isi asumase totul in fata beneficiarului si deja beneficiarul stie momentul cand tu ai intervenit in organizare. Beneficiarul iti multumeste, agentia te injura. Sunt cei mai nasoi. Piata a inceput oricum sa-i elimine dar tot mai sunt.

Personal consider ca orice eveniment organizat ca la carte aduce in viitor cel putin alte 4 evenimente. Nu de mult am avut parte de un telefon si o discutie care m-a facut sa imi dau seama si mai bine de importanta unui eveniment bine organizat. M-am bucurat foarte tare atat eu cat si intreg personalul si a fost de 10 ori mai mult decat un multumesc…
“Dle Predescu…X la telefon….” “?!” “Mai tineri minte discutia de a doua zi dupa nunta organizata la Athos, dimineata la micul dejun cu mine si sotia?!” “Da. Sper sa ne vedem si la botez si sa avem onoarea de a organiza si acel eveniment pentru dumneavoastra!” “Pai…de asta v-am sunat! Cand ne putem intalni pentru stabilirea detaliilor. Vrem sa organizam tot acolo botezul”. A fost un super multumesc.